Dofinansowanie KFS na szkolenie AI: jak złożyć wniosek

Krajowy Fundusz Szkoleniowy to część Funduszu Pracy przeznaczona na kształcenie ustawiczne pracowników i pracodawców. Środkami dysponują powiatowe urzędy pracy, które co roku ogłaszają nabory wniosków. Z dofinansowania może skorzystać pracodawca, który chce przeszkolić swoich pracowników albo siebie.

Wniosek składa pracodawca, a nie firma szkoleniowa. Składa się go w powiatowym urzędzie pracy właściwym dla siedziby firmy albo miejsca prowadzenia działalności. Każdy urząd ustala własne zasady naboru, kryteria oceny i listę wymaganych załączników, dlatego zawsze trzeba sprawdzić ogłoszenie konkretnego urzędu.

Zgodnie z ustawą o rynku pracy i służbach zatrudnienia dofinansowanie może wynieść do 70% kosztów kształcenia. Pracodawcy, którzy nie zatrudniają pracowników albo zatrudniają nie więcej niż 9 osób, mogą otrzymać do 90% kosztów. W obu przypadkach obowiązuje limit 200% przeciętnego wynagrodzenia w danym roku na jednego uczestnika.

Dla małej firmy oznacza to, że większą część ceny szkolenia może pokryć urząd. Przykładowo przy szkoleniu za 4 900 zł netto i dofinansowaniu 90% firma pokrywa z własnych środków 10% kosztów, o ile urząd przyzna wnioskowaną kwotę. Ostateczną wysokość dofinansowania określa umowa z urzędem.

Środki KFS są wydawane według priorytetów ustalanych na dany rok. W 2026 roku jeden z priorytetów dotyczy kształcenia ustawicznego w związku z wprowadzaniem nowych procesów, technologii i narzędzi pracy, ze szczególnym uwzględnieniem kompetencji cyfrowych, AI i kompetencji związanych z transformacją zieloną.

To ważne przy pisaniu wniosku, bo urząd sprawdza, czy szkolenie odpowiada wybranemu priorytetowi. Szkolenie z praktycznego wykorzystania AI w pracy działów, np. sprzedaży, obsługi klienta czy księgowości, jasno wpisuje się w ten priorytet. W uzasadnieniu warto opisać, jakie nowe narzędzia firma wprowadza i do jakich zadań.

Urzędy pracy ogłaszają nabory w różnych terminach, ale najwięcej z nich odbywa się na początku roku, gdy urząd dostaje limit środków. Pula pieniędzy jest ograniczona i często wyczerpuje się w pierwszym naborze. Warto więc mieć dokumenty przygotowane wcześniej i śledzić stronę swojego urzędu od grudnia.

Szkolenie musi się rozpocząć po podpisaniu umowy z urzędem. Nie można sfinansować z KFS szkolenia, które już się odbyło. Planując termin warsztatu, trzeba więc uwzględnić czas na rozpatrzenie wniosku i podpisanie umowy.

Dokładną listę załączników podaje urząd w ogłoszeniu o naborze. Część dokumentów przygotowuje pracodawca, część instytucja szkoleniowa. Najczęściej wymagane są:

Uzasadnienie powinno pokazać związek między szkoleniem a pracą firmy. Opiszcie, jakie zadania wykonują pracownicy, jakie narzędzia AI firma chce wprowadzić i jakie kompetencje uczestnicy zdobędą. Im bardziej konkretny opis, tym łatwiej urzędowi ocenić zgodność z priorytetem.

Przykładowo biuro rachunkowe może napisać, że wprowadza narzędzia AI do obsługi korespondencji z klientami i wstępnego porządkowania dokumentów, a pracownicy muszą nauczyć się bezpiecznej pracy z danymi i weryfikacji wyników. Więcej przykładów zastosowań opisujemy na stronie szkolenia AI dla biur rachunkowych. Firmy, które chcą jednocześnie uporządkować obowiązek z art. 4 AI Act, mogą wskazać też szkolenie AI Act dla pracowników.

Przygotowujemy część dokumentów, za którą odpowiada instytucja szkoleniowa: program szkolenia, harmonogram, opis kompetencji, wycenę i wzór zaświadczenia. Program układamy pod zadania Waszego zespołu, więc ten sam dokument służy później jako plan warsztatu.

Wniosek składa i podpisuje pracodawca, a decyzję podejmuje urząd. Nie obiecujemy przyznania środków, bo zależy to od zasad i budżetu konkretnego urzędu. Jeśli planujecie szkolenie w Białymstoku lub okolicy, szczegóły znajdziecie na stronie szkolenia AI w Białymstoku.