Polityka AI w firmie: wzór i co powinna zawierać

Bez wspólnych zasad każdy pracownik korzysta z AI po swojemu: z prywatnych kont, z różnymi danymi, z różnym podejściem do sprawdzania wyników. Polityka ustala jeden standard. Dzięki niej pracownik wie, co wolno, a przełożony ma do czego się odwołać.

Od 2 lutego 2025 r. art. 4 AI Act wymaga od firm stosujących systemy AI zapewnienia personelowi odpowiedniego poziomu kompetencji w zakresie AI. Polityka razem ze szkoleniem to praktyczny sposób, żeby ten temat uporządkować i udokumentować. Więcej o obowiązku piszemy w artykule AI Act art. 4.

Polityka nie musi być długa. W małej firmie wystarczą dwie, trzy strony. Ważne, żeby obejmowała poniższe obszary i była napisana językiem zrozumiałym dla pracowników.

Narzędzia: „Do wykonywania obowiązków służbowych pracownicy korzystają wyłącznie z narzędzi AI zatwierdzonych przez firmę, na kontach firmowych. Lista zatwierdzonych narzędzi stanowi załącznik do polityki. Korzystanie z prywatnych kont do zadań służbowych jest niedozwolone.”

Dane: „Do narzędzi AI nie wprowadza się danych osobowych klientów i pracowników, danych finansowych firmy ani informacji objętych tajemnicą przedsiębiorstwa, chyba że narzędzie zostało zatwierdzone do takiego użycia. Jeśli zadanie można wykonać na danych zanonimizowanych, pracownik anonimizuje je przed wprowadzeniem.”

Weryfikacja: „Treści przygotowane z pomocą AI, które trafiają do klientów, partnerów lub urzędów, są sprawdzane przez pracownika przed wysłaniem. Fakty, liczby, cytaty i przepisy wskazane przez narzędzie AI pracownik weryfikuje w źródle.”

Decyzje o ludziach: „Narzędzia AI mogą wspierać przygotowanie materiałów w procesach dotyczących pracowników i kandydatów, np. porządkowanie CV według jawnych kryteriów. Decyzję zawsze podejmuje osoba upoważniona, a wynik narzędzia nie jest jedyną podstawą decyzji.”

Warto wskazać jedną osobę odpowiedzialną za AI w firmie. Prowadzi listę narzędzi, odpowiada na pytania pracowników i zbiera zgłoszenia problemów. W małej firmie może to być właściciel albo kierownik biura.

Polityka powinna też mówić, że nowi pracownicy poznają zasady w ramach wdrożenia, a cały zespół przechodzi szkolenie z korzystania z AI. Narzędzia zmieniają się szybko, dlatego dobrze jest przeglądać politykę co pół roku albo przy każdym nowym narzędziu.

Najczęstszy błąd to przyjęcie polityki bez pokazania jej w praktyce. Pracownicy podpisują dokument, ale dalej nie wiedzą, jak zanonimizować ofertę czy sprawdzić odpowiedź modelu. Zasady trzeba przećwiczyć na ich zadaniach.

Na szkoleniu AI Act dla pracowników robimy inwentaryzację narzędzi, omawiamy ryzyka na przykładach z firmy i przekazujemy wzór polityki do dopasowania. Uczestnicy dostają imienne zaświadczenia. Szkolenie trwa 3,5 godziny i można je połączyć z warsztatem praktycznym dla działów.